你是不是经常遇到这种情况:重要文件乱放，办公桌总是乱七八糟，要翻箱倒柜才能找到想要的文件……

浪费在这些事情上的时间无形中降低了工作效率。那么办公室应该如何组织呢？几分钟就能让你了解办公室清洁的精髓。

文件分类

文件可分为以下三类:*新发布的未处理文件*正在处理的文件*待处理和保存的文件。

发布新的未处理文件。

收到新发的文件后，先浏览一下，按照重要程度从上到下排列。存放方法:新的未处理的文档可以放在两个小托盘上。

正在处理的文档

如何组织和存储正在处理的文档？这类文件使用频率较高，应尽量放在手边，方便取用。整理方法:把正在处理的文件整理好，存放在一个透明的文件夹里，让你对文件夹的内容一目了然。

已经完成并需要保存的文档

处于完成并保存状态的文档可以进一步分为以下三类:*近期需要使用的*需要保存的*需要暂时保存的(如果一年后还没有使用过一次，检查确认后可以丢弃)。

这类文档使用频率较低，建议按照上述分类单独存放。存放方法:近期需要使用的文件可以统一存放，在文件袋上标明文件目录。需要存放的文件建议放在书柜或纸箱里，侧面贴上标签，标明内容，以便一目了然。

书籍和杂志的排列

对完成的书籍进行摘抄，即摘抄阅读法。具体操作方法如下:带着目的看书，只选取书中对你有用的信息，边看边记笔记。

通过反复阅读这些摘录和笔记，书中的精华会逐渐成为你自己思想的一部分。这个时候，书就可以扔掉了。

摘录储存在电脑里，按照书名分类归档，查找起来也很方便。书柜里放着一些有重复阅读价值的书。

名片分类

收到名片后，在名片上标注出与主人公见面的日期、地点、当天的样子空有空的时候，有助于下次见面时增加对方对你的好感。

名片的分类整理有助于提高与他人打交道的时间效率。

名片可以分为以下几类:

第一类:未来可能频繁交易的人群(侧重于存储)

第二类:好像是我以后不会交往的人。

名片分类方法:

对于第一类(以后可能会经常打交道的人)，放在A4大小的名片夹里保存，对于第二类(以后我好像不会交往的人)，放在不经常打开的纸箱里。