普通信件的格式一般分为开头称呼、问候语、信件正文、祝颂语、署名及日期五部分。信件的开头需要定格写“开头称呼”，另起一行就是问候语，然后再另起一行开始撰写书信正文。
祝颂语可以紧接正文，也可以正文下另起一行空两格，署名和日期写在祝颂语下方空一至二行的右侧。
标题开头：大写，有的还可以加上一定的限定词和修饰语，比如dear等。问候：如果你写“你好”、“你最近身体健康吗”等，可以跟文。 (但很少。)正文：这是信的主体，可以写成几段。
问候：以最常见的“真诚”和“敬礼”为例。 “真诚”可以写在两个正确的位置：一个是紧跟在正文之后，没有新的段落，没有标点符号; 另一种是在正文下方写一个新行和两个空格。 “Salute”写在“Sincerely”的下一行，上面写着。 后跟感叹号，表示祝贺的诚意和力度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。
署名和日期：写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行写日期。
如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起一行书写未尽事情。
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